方針の対象者

この方針は、すべての従業員(臨時雇用、仮雇用、代理人、認定ボランティアまたは就労体験に指定された者を含む)、および代理店スタッフ、建設業者、ドライバーなど会社敷地内においてガーディアンのために働く契約業者を対象とする。また、技術パートナーなどそれぞれの敷地内においてガーディアンとの契約の下でサービスを提供するサプライヤーも対象とする。

方針の目的

  • 従業員が内密に懸念を提起し、行動に対するフィードバックを受ける手段を提供する。
  • 提起した懸念に対する応答を受け、満足できない場合には、どのように先に進めるかがわかるようにする。
  • 自らの開示が誠実なものであるという合理的確信がある場合、実力行使や迫害の可能性から当人が保護されることを保証する。

対象となる懸念事項の種類

  • 法律に違反する行為
  • 誤判に関する開示
  • 公共だけでなく、その他の従業員へのリスクを含む、健康および安全上のリスク
  • 環境破壊
  • 会社資金の不正な使用
  • 詐欺および買収の可能性
  • 顧客の性的または身体的虐待
  • その他の非倫理的行為

注意:貴社の雇用に関する苦情の処理手順など、その他の手順も利用可能である。この方針は、一般に利用されるその他の企業苦情処理手順を置き換換えるものではない。

保護および 迫害

ガーディアンは、懸念事項を報告するという決断が難しいものであることを承知している。真実を述べているのであれば、それは雇用者やサービスの対象となる人々に対する務めを果たしているということであり、恐れることは何もない。

ガーディアンでは、いかなる迷惑行為または迫害(非正式な圧力を含む)も容認せず、また誠意を持って懸念を提起した人物を保護するために適切な措置を講じる。

守秘義務

すべての懸念事項は、機密情報として扱い、希望があれば告発者のアイデンティティを明かさないように尽力する。しかしながら、告発者は、適切な時期に証人として申し出る必要がある場合もある。

この方針では、可能な場合は懸念事項に記名することを奨励する。下記に注意すること:

  • スタッフは、誠意をもって情報を開示しなければならない。
  • スタッフは、その情報が実質的に真実であると確信していなければならない。
  • スタッフは、悪意のある行為または虚偽の主張をしてはならない。
  • スタッフは、一切の個人的な利益を追求してはならない。

懸念事項の提起方法

最初のステップとして、懸念事項を口頭または書面により、通常通り直属の上司/マネージャーに提起する。ただし、これは関連する案件の深刻さ、扱いの難しさおよび不正行為が疑われる人物などによる。例えば、経営陣が関与していると考える場合、議長に申し入れる必要がある。
内密に電話での報告を行うにはRichard.Horsman@Gardien.com まで電子メールを送信するか、または+44 7801-217490まで電話にて連絡することができる。

ガーディアンの内部告発方針

1. 前文

1.1 多くの場合、ガーディアン内に深刻な不正行為があるかも知れない、と最初に気付くのは従業員である。しかしながら、従業員は声を上げることが同僚やガーディアンに対して不忠実であると感じ、懸念を伝えない場合がある。また、従業員が嫌がらせや迫害を恐れる場合もある。そのような場合、単なる不正行為の疑いであるかも知れない懸念事項を報告するよりも、無視する方が楽な場合がある。

1.2 ガーディアンでは、開示性、誠実性および信頼性の基準をできる限り高めるよう取り組んでいる。この取り組みに合わせ当社は、従業員およびガーディアンの業務のあらゆる側面に重要な関連のある人々が懸念事項を申し出て声を上げることを期待する。

1.3 方針文書では、迫害や以降の差別や不利益を心配することなく懸念事項を提起できるということ明示する。この内部告発の方針は、従業員が問題を見逃したり外部で「暴露」したりするのではなく、ガーディアン内で深刻な懸念を提起することを可能にし、また奨励することを目的とする。

1.4 この方針は、すべての従業員、代理店スタッフ、建設業者および契約業者など会社敷地内においてガーディアンのために働く契約業者を対象とする。また、技術パートナーなどそれぞれの敷地内においてガーディアンとの契約の下でサービスを提供するサプライヤーも対象とする。

1.5 これらの手順は、ガーディアンの苦情処理手順および会社に適用されるその他の法定報告手順に追加されるものである。他のすべての従業員に対し、これらの手順が策定されていることを認識させる責任がある。

2. 方針の目的と範囲

2.1 この方針は、下記を目的とする:

  • 深刻な懸念事項を提起し、行為に関する懸念事項に対して疑問を持ち、行動することに自信を持たせる。
  • 従業員が内密に懸念を提起し、行動に対するフィードバックを受ける手段を提供する。
  • 提起した懸念に対する応答を受け、満足できない場合には、どのように先に進めるかがわかるようにする。
  • 自らの開示が誠実なものであるという合理的確信がある場合、実力行使や迫害の可能性から当人が保護されることを保証する。

2.2 自身の雇用に関連する抗議を申し立てるための既存の手順がある。内部告発の方針は、その他の手順の範囲外にある重要な懸念事項を対象とする。このような懸念事項には下記が含まれる:

  • 法律に違反する行為
  • 誤判に関する開示
  • 公共だけでなく、その他の従業員へのリスクを含む、健康および安全上のリスク
  • 環境破壊
  • 公的資金の不正な使用
  • 詐欺および買収の可能性
  • 顧客の性的または身体的虐待
  • その他の非倫理的行為

2.3 従って、あらゆる業務、またはガーディアンの役員やメンバーまたはガーディアンの代理を務めるその他の者の行為に関して抱いた深刻な懸念事項を内部告発の方針の下で報告することができる。

下記のような事柄が含まれる:

  • 既知の基準、経験またはガーディアンが承認していると思う基準に鑑みて、不適当に感じる事柄;または
  • ガーディアンの業務および方針に反する事柄:または
  • 確立された慣行基準を下回る;または
  • 不適当な行為に相当する。

2.4 この方針は、企業の苦情処理手順を代替するものではない。

3. 保護

3.1 嫌がらせまたは迫害

3.1.1 ガーディアンは、善行および高度な基準の実施に尽力し、従業員の支援に取り組んでいる。

3.1.2 ガーディアンでは、懸念事項を報告するという決断が難しいものであることを承知している。真実を述べているのであれば、それは雇用者やサービスの対象となる人々に対する務めを果たしているということであり、恐れることは何もない。

3.1.3 ガーディアンでは、いかなる迷惑行為または迫害(非正式な圧力を含む)も容認せず、また誠意を持って懸念を提起した人物を保護するために適切な措置を講じる。

3.1.4 あらゆる潜在的な不正行為疑惑についての調査は、既に有効となっている懲戒手順または解雇手順に影響を及ぼしたり、またはその影響を受けることはない。

4. 守秘義務

4.1 すべての懸念事項は機密情報として扱い、希望があれば告発者のアイデンティティを明かさないように尽力する。しかしながら、告発者は適切な時期に証人として申し出る必要がある場合がある。

 

5. 匿名の申し立て

5.1 この方針

この方針では、可能な場合は懸念事項に記名することを奨励する。

5.2 匿名で公表された懸念事項は、影響力が低くなるがガーディアンの裁量で検討される。

5.3 この裁量権の行使においては、下記の事項を考慮する:

  • 提起された問題の深刻さ
  • 懸念事項の信ぴょう性;および
  • 寄与すると考えられる発生源から申し立てに対する裏付けが取れる可能性

6. 虚偽の申し立て

6.1 誠意を持って行われた申し立てが調査により実証できなかった場合でも、告発者に対する不利な処分は一切ない。ただし、軽薄な考えまたは悪意を持って、または個人的な利益のために申し立てを行った場合、告発者は懲戒処分の対象となる場合がある。

7. 懸念事項の提起方法

7.1 最初のステップとして、懸念事項を通常通り直属の上司/マネージャーに提起する。これは関連する案件の深刻さ、扱いの難しさおよび不正行為が疑われる人物などによる。例えば、経営陣が関与していると考える場合、社長(監視役員兼任者)に申し入れる必要がある。

7.2 懸念事項は口頭または書面により提起することができる。書面による報告を希望するスタッフは下記の書式を使用すること:

  • 懸念事項の背景と過程(関連する日付を記載する);
  • その状況を特に懸念する理由

7.3 提起するのが早い方が対応し易くなる。

7.4 提起した人は、申し立てが間違いなく真実であるということを証明する必要はないが、報告する相手に対して自らの懸念の合理的な根拠を示す必要がある。

7.5 懸念事項への対処についてはRichard.Horsman@Gardien.com まで電子メールを送信するか、または+44 7801-217490まで電話にて問い合わせる。

最終的に問題を外部に持ち出す必要があると考える場合、利用できる窓口をこの方針のセクション10に示す。

7.6 懸念事項をまず同僚と話し合うことを検討してもよく、同じ経験や懸念を持つ人が2人またはそれ以上の方が懸念を提起が容易になる場合がある。

7.7 提起した懸念事項に関するあらゆる会議または面接の際は、自らの労働組合、職能団体代表または友人を同伴することもできる。

8. ガーディアンの対応

8.1 ガーディアンは、提起された懸念に対応する責任を負う。提起された懸念を試すことは、それらを受け入れたり拒否したりすることとは違うということを忘れてはならない。

8.2 必要に応じて、提起された問題に下記のように対応する:

  • 経営陣、内部監査または懲戒手順による調査を行う。
  • 警察に通報する。
  • 外部監査機関に報告する。
  • 独自審問の対象を形成する。

8.3 個人および不祥事や不正行為の可能性があるとして告発された人物を保護するため、最初の審問は調査すべきか否かを決定するために行い、調査する場合はどのような形式にするかを決定する。ガーディアンが最も優先する原則は公共の利益である。特定の手順(例えば児童保護や差別問題など)の範囲に含まれる懸念事項や申し立ては、通常はそれらの手順の下で行う。

8.4 懸念事項の中には、調査をせず合意済みの対応により解決できるものもある。迅速な対応を要する場合、一切の調査を実施する前にこの対応をとる。

8.5 懸念事項の提起から10営業日以内に担当者から書面による連絡により下記が示される:

  • 懸念事項を受領したことの連絡
  • 問題にどのように対処するかの提案
  • 最終的な返答をするまでに要するかの見積
  • 何らかの最初の審問が行われたかどうかの報告
  • スタッフのサポート機構に関する情報提供
  • 更なる調査が行われるかどうかの連絡および行われない場合はその理由

8.6 問題の検討に当たる役員と告発者との接触頻度は、提起された問題の本質、関連する潜在的な課題および提供された情報の明確さなどによる。

8.7 会議を設定する場合は、告発者の希望があれば現地外でもよく、また組合、職能団体代表または友人を同伴することができる。

8.8 ガーディアンでは、懸念事項を提起したことで告発者が経験する可能性のある困難が最小限になるように対策を講じる。例えば、犯罪または懲戒手順において証拠提出を求められた場合、その手順についてアドバイスが受けられるようにガーディアンが手配する。

8.9 ガーディアンでは、告発者は問題が正しく処理されたことを知る必要があると考える。従って、法的な制限の下、当社ではあらゆる調査の結果を告発者に知らせる。

9. 担当役員

9.1 社長(監視役員兼任者)は、この方針の維持と運営に関する全責任を負う。役員は提起された懸念事項やその結果の記録を(告発者への守秘義務を脅かすことのない方法により)維持し、必要に応じてガーディアンに報告を行う。

10. 以降の処理手順

10.1 この方針は、ガーディアン内で懸念事項を提起する手段を提供することを目的としている。ガーディアンでは、満足の行く対応を心掛けるが、満足できない場合、またガーディアンの外で問題を提起するべきであると考える場合、下記の窓口が利用可能である。

  • 外部監査機関
  • 所属する労働組合
  • 地元の市民相談協会または商業改善委員会
  • 関連する専門機関または規制機関
  • 関連する民間非営利団体
  • 警察

10.2 ガーディアン外に問題を持ち出す場合、機密情報を開示しないようにする。接触先に機密情報の開示について確認すること。